Garder la mémoire de la Sécurité Sociale pour permettre de la faire évoluer en connaissance de cause.

Aide aux correspondants

Aide aux correspondants

Une activité professionnelle encadrée.

La gestion des archives est une activité professionnelle en soi, qui ne s’improvise pas. Elle implique une bonne connaissance du contexte légal et règlementaire ainsi que des activités de l’organisme.

Elle a pour rôle d’assurer le suivi des documents produits ou reçus par les organismes dans le cadre de leur activité. Les archives   sont conservées, dans leur usage courant, pour les besoins de la gestion et la justification  des droits.

La durée de conservation  administrative (DUA) durant laquelle ces archives ne peuvent être détruites est établie en fonction des prescriptions légales et réglementaires qui les concernent ainsi que des besoins des services.

Aux Archives Départementales exclusivement d'autoriser la destruction des documents.

A elles aussi de conserver les archives historiques, sauf en Rône-Alpes où elles sont confiées au Centre Régional d'Archives Historiques de Vénissieux.

Passé ce délai,  en application du code du patrimoine et de la circulaire interministérielle AD 2000-1 du 12.01.2000, une partie de ces archives, soit dans leur intégralité soit à titre d’échantillon ou de spécimen, est prélevée pour être conservée à titre définitif en tant qu’archives historiques. Ceci afin de préserver les matériaux nécessaires à la recherche.

Les documents n’ayant pas été retenus dans le cadre de cette conservation  définitive, quant à eux, peuvent alors faire l’objet d’une destruction sous réserve que cette élimination ait obtenu préalablement  l’accord  du Directeur des Archives départementales, (code du Patrimoine Article L212-3)

Les archives historiques ont pour destinataire les Archives départementales à l’exception de la région Rhône-Alpes qui dispose d’un  Centre Régional d’Archives Historiques de la Sécurité Sociale (CrahRA) à Vénissieux (Rhône). La circulaire AD 2000-01 évoque le CrahRA en p. 3 et 4.

Les documents concernés sont ceux produits par les organismes, au titre des prestations qu’ils versent, des cotisations qu’ils recouvrent ou pour leur gestion interne.

La législation (art L213-1 et ss du code du patrimoine) donne un cadre protégeant les données personnelles et fixe notamment les délais durant lesquels les dossiers comprenant de telles informations ne sont pas librement communicables..

La fonction de correspondant archives et la proposition de réseau en Rhône-Alpes

Il n’est pas simple pour les personnes qui en sont chargées, souvent en plus d’une autre activité, de connaître précisément le cadre réglementaire, de l’appliquer à la situation de chaque site, pour tous les documents produits, et de le faire respecter par l’organisme pour fournir des archives historiques régulièrement.

La fonction de correspondant archives a été précisée, dans le régime général, par l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale (UCANSS), qui en assurait la définition, la formation et le suivi jusqu’au début des années 2010. Alors que 90% des organismes qui répondaient à l’enquête annuelle de l’UCANSS en 2006 déclaraient avoir un correspondant archives, seul un quart avait en 2014 un correspondant connu.

Le souhait du comité, avec l’appui du Centre Régional de Vénissieux et des Archives Départementales des 8 départements de Rhône-Alpes, est de rompre l’isolement des organismes sur ce sujet : promouvoir la fonction de correspondant archives, partager l’information, répondre aux interrogations, rappeler certains points, mettre en valeur la richesse de nos organismes au travers de leurs archives … 

Pour trouver le cadre réglementaire, allez dans "correspondants archives" et activez le filtre "documentation" ou cliquez ici .

Pour mieux comprendre les termes utilisés et l'environnement cliquez ici.

Les archives de France

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