Garder la mémoire de la Sécurité Sociale pour permettre de la faire évoluer en connaissance de cause.

Travail du groupe de réflexion sur les archives de demain

Travail du groupe de réflexion sur les archives de demain

Une situation de transition : une production de documents dématérialisés et des archives historiques uniquement papier

La continuité des archives historiques dans le temps doit permettre de mieux suivre et comprendre plus tard les évolutions de l’activité de nos organismes. Or nous sommes actuellement dans une phase de changement inédit et profond, puisque nos données, sur support papier traditionnellement, se trouvent désormais quasi exclusivement produites sous forme numérisée. La conservation de données numérisées sur le long terme est un processus complexe, qui implique des moyens non négligeables pour régulièrement adapter les documents aux standards en vigueur, à la fois de logiciels et de supports. Des normes techniques précises ont été produites pour définir les documents numérisés acceptables comme archives historiques en entrée. La mise en œuvre d’un tel dispositif de conservation fait l’objet de réflexions préparatoires.

Actuellement, les organismes ne versent que des archives historiques sur support papier. Les documents numérisés sont sauvegardés, conservés sur des disques très divers, des clés, ou autres supports. Les documents administratifs ne sont ni triés ni stockés pour devenir à terme des archives historiques.

Une fonction de correspondant archives peu visible

Par ailleurs, la fonction de correspondant archives instauréée par l'UCANSS, se perd faute notamment de gestion collective et de point de référence.

Une situation inquiétante pour  le Comité d'Histoire de la Sécurité Sociale, auquel s'est associé notre Comité

La question que s’est posée le Comité d’Histoire de la Sécurité Sociale est de savoir, dans un tel contexte, si la continuité des archives historiques sera assurée et de voir comment faciliter le passage à l’archivage de données numériques. Des travaux ont été commencés au plan national. Le comité Rhône-Alpes a proposé de les rejoindre. Une lettre de mission a cadré ces travaux.

Un groupe de travail a été mis en place, composé de représentants du Comité d’Histoire, des Archives Départementales, du Centre Régional d’Archives Historiques de la Sécurité Sociale, et d’organismes.

La réflexion du groupe de travail

Ce groupe s’est approprié le sujet, a fait le constat du risque encouru de disparition d’éléments potentiellement utiles aux chercheurs et a poursuivi son action dans les directions suivantes :

- interrogation des chercheurs sur leurs attentes par rapport aux archives. Un questionnaire a été diffusé aux historiens universitaires contemporaneïstes

- proposition de communication aux organismes de la région sur l’archivage (autorisation des Archives Départementales avant destruction, vigilance sur la conservation de documents numérisés appelés à devenir des archives historiques

- concertation avec les personnes concernées sur le constat actuel et les évolutions pour des instructions adaptées (élargissement des documents à conserver sur la vie de l’organisme, …).

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