Une activité professionnelle encadrée.
La gestion des archives est une activité professionnelle en soi, qui ne s’improvise pas. Elle implique une bonne connaissance du contexte légal et règlementaire (aperçu initial) ainsi que des activités de l’organisme.
Elle a pour rôle d’assurer le suivi des documents produits ou reçus par les organismes dans le cadre de leur activité. Les archives sont conservées, dans leur usage courant, pour les besoins de la gestion et la justification des droits.
Elles sont dites « courantes » lorsqu’elle sont utilisées fréquemment, « intermédiaires » ensuite, puis « historiques » une fois la sélection des documents à conserver définitivement faite par les Archives Départementales (ou Nationales pour les organismes à vocation nationale).
La durée de conservation administrative (DUA) durant laquelle les archives « intermédiaires » ne peuvent être détruites est établie en fonction des prescriptions légales et réglementaires qui les concernent ainsi que des besoins des services.
Des dispositions particulières ont été prises pour préciser les conditions de destruction des documents après numérisation.
La législation (art L212-3 et sqq du code du patrimoine) donne un cadre protégeant les données personnelles et fixe notamment les délais durant lesquels les dossiers comprenant de telles informations ne sont pas librement communicables.
L’UCANSS a produit en 2022 un guide : Les organismes de Sécurité sociale face à l’archivage. Il présente très simplement les règles à appliquer en la matière, sans se substituer aux instructions des branches.
Passé le délai de la DUA, en application du code du patrimoine et de la circulaire interministérielle AD 2000-1 du 12.01.2000, (accompagnée de ses tableaux) une partie de ces archives, soit dans leur intégralité soit à titre d’échantillon ou de spécimen, est prélevée pour être conservée à titre définitif en tant qu’archives historiques, afin de préserver les matériaux nécessaires à la recherche.
Les documents n’ayant pas été retenus dans le cadre de cette conservation définitive, quant à eux, peuvent alors faire l’objet d’une destruction, à condition d’avoir reçu préalablement l’accord du Directeur des Archives départementales (code du Patrimoine Article L 212-2).
Une activité placée sous le contrôle des Archives Départementales pour les organismes locaux
Les Archives Départementales, par leur contrôle scientifique et technique, accompagnent les organismes locaux dans l’ensemble de la gestion des archives, de leur création à leur conservation définitive.
Il appartient aux Archives Départementales exclusivement et obligatoirement d’autoriser la destruction des documents produits localement. Les Archives de France le précisent clairement, de même que celles du Rhône par exemple.
A elles aussi de conserver les archives historiques, avec une parenthèse en Rhône-Alpes où elles ont été confiées au Centre Régional d’Archives Historiques (CRAH) de Vénissieux entre 1982 et 2021 puis reprises par les Archives départementales du lieu d’origine des documents.
La photo ci-contre est celle du CRAH
La fonction de correspondant archives et leur réseau en Rhône-Alpes
Il n’est pas simple pour les personnes qui sont chargées de gérer les archives, souvent en plus d’une autre activité, de connaître précisément le cadre réglementaire, de l’appliquer à la situation de chaque site, pour tous les documents produits, et de le faire respecter par l’organisme pour fournir des archives historiques régulièrement.
La fonction de correspondant archives a été précisée, dans le régime général, par l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale (UCANSS), qui en assurait la définition, la formation et le suivi jusqu’au début des années 2010. Alors que 90% des organismes qui répondaient à l’enquête annuelle de l’UCANSS en 2006 déclaraient avoir un correspondant archives, seul un quart avait en 2014 un correspondant connu.
Le comité, avec l’appui du CRAH et des Archives Départementales des 8 départements de Rhône-Alpes, a oeuvré pour rompre l’isolement des organismes sur ce sujet : partager les questions posées et l’information, promouvoir la fonction de correspondant archives, répondre aux interrogations, rappeler certains points, mettre en valeur la richesse de nos organismes au travers de leurs archives … Un réseau a été créé, auquel se sont jointes les Archives Départementales. Des réunions se sont tenues en 2017, 2019 et 2021.
Pour trouver de la documentation, cliquez ici.
Pour mieux comprendre les termes utilisés et l’environnement voyez le glossaire (ici).
Pour situer le cadre général, il faut consulter le site : Les archives de France.