Cette page a pour objet de faciiter la compréhension du domaine de la gestion des archives en explicitant l’environnement et le vocabulaire des archivistes. Certains termes courants (ex : article) prennent un sens très précis dans ce contexte. Il est valable pour les archives de sécurité sociale mais aussi plus largement.
AAF : Association des Archivistes Français. Cette association organise des formations et débat des questions de la profession. Pour accéder à ce site cliquez ici.
AD : Archives Départementales Elles sont gérées par les conseils généraux et suivent les directives du SIAF. Elles contituent l’interlocuteur régulier de toutes les caisses de sécurité sociale pour autoriser la destruction de tout document produit par elles.Toutes celles de la région sont accessibles par internet(celles du Rhône par exemple).
AGES : Les archives passent par trois âges différents : archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives. La première période est celle durant laquelle les documents conservent un caractère opérationnel, la deuxième correspond au pré-archivage et la troisième à l’archivage définitif. A ce dernier stade, le document n’a plus aucune valeur primaire. Cette théorie des 3 âges est citée dans le code du patrimoine aux articles R212-10 à R212-12.
ARCHIVES : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du Patrimoine art. L 211-1).
ARCHIVES COURANTES : C’est la période de constitution et d’utilisation quasi-quotidienne des documents. Pour cette raison, les archives sont gérées au niveau même du service.
ARCHIVES INTERMEDIAIRES : Les documents restent à la disposition du service mais ne font plus l’objet que d’une consultation épisodique, leur présence au sein même du service n’est plus une nécessité. Aucune destruction n’est faite en raison de leur valeur administrative. En principe ce sont là des dossiers clos mais un recours ou un besoin de renseignement peut les faire repasser au 1er plan.
ARCHIVES DEFINITIVES (ou historiques) : Ce sont les documents qui sont conservés sans limitation de durée. Ces archives ont perdu leur utilité pratique, administrative soit directement et intégralement, soit après avoir subi des opérations de tri et d’élimination. Elles ne représentent qu’une faible quantité au regard de la masse existant en tant qu’archives courantes.
ARCHIVISTIQUE : Science des archives. L’archivistique fait partie des sciences humaines
ARTICLE : Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives. Elle correspond à l’unité de cotation et de description. Le contenu intellectuel est indiqué sur le bordereau. L’article est le plus souvent une boîte d’archives, un registre, une liasse, mais il peut être également une cassette audio, vidéo… Chaque article est numéroté au sein du versement de 1 à n, sans limite théorique. Un article peut être composé de plusieurs dossiers. De même, un dossier peut être conditionné dans plusieurs articles.
BORDEREAU DE VERSEMENT : Liste numérique et descriptive des articles réunis dans un versement.
CRAH : Centre Régional d’Archives Historiques, situé à Vénissieux. Il a conservé les archives historiques du régime général dans les 8 départements de Rhône-Alpes, entre 1982 et 2022.
CADA : Commission d’Accès aux Documents Administratifs. Elle vérifie la bonne application des droits des usagers dans son domaine.
CNIL : Commission Nationale Informatique et Liberté. Elle se prononce notamment sur les projets impliquant l’utilisation de données personnelles dans des fichiers.
COTE D’UN ARTICLE : Une cote identifie un article et se compose du numéro de versement suivi du numéro d’article
DOCUMENT : Le plus petit élément constitutif des archives (exemple: une lettre, une liste, un rapport, un mémorandum), composé d’un ou plusieurs feuillets.
DOSSIER : Ensemble des documents relatifs à une procédure administrative donnée généralement conservés ensemble sous des chemises ou dans des cartons. Plusieurs petits dossiers peuvent être regroupés dans un article ou au contraire un dossier important peut-être scindé en plusieurs articles.
D.U.A : la Durée d’Utilité Administrative est la durée durant laquelle les organismes doivent conserver leurs documents. Cette durée est définie pour chaque pièce en fonction des obligations juridiques, mais aussi en tenant compte des besoins d’information nécessaires à la bonne marche des services.
Au-delà de cette durée, les Archives Départementales doivent être saisies, soit pour en autoriser la destruction soit pour en décider la conservation au titre d’archive historique.
ELIMINATION : Opération consistant à détruire, après tri, conformément aux procédures réglementaires, des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique. En ce qui concerne les archives publiques cette opération ne peut se faire sans avoir eu l’aval des Archives départementales (cf. visa d’élimination)
Des dispositions particulières sont prévues pour la destruction du papier après numérisation (Instruction de la Direction des Archives de France et méthode d’autorisation de destruction du papier numérisé à l’attention des Archives Départementales).
EMPREINTE : page faite par la CNAF mettant en valeur des archives de la branche. Par exemple
IMPRESCRIBILITE : Les archives dites publiques ne perdent en aucun cas leur caractère public (code du patrimoine art. L212-1).
INALIENABILITE : Les archives publiques ne peuvent être vendues et il ne peut y avoir de destruction qu’après autorisation du directeur des Archives départementale
PIAF : Portail International des Archivistes Francophones. Ce portail apporte de nombreuses informations et notamment un cours en ligne.
PIÈCE : La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre …)
RECOLEMENT: Le récolement est l’opération qui consiste à dresser un tableau précis des archives en situant exactement leur emplacement et en signalant les lacunes qui peuvent apparaître
RECORDS MANAGEMENT : gestion des documents d’archive dans une approche systémique globale. Il s’agit de prévoir, mettre en place et suivre le cycle de vie des données produites dans l’ensemble de l’organisme.
SERVICES VERSANTS : Ce sont les entités qui instruisent les dossiers et conservent les archives jusqu’à leur versement aux Archives Départementales.
SIAF : Service Interministériel des Archives de France. Il supervise l’ensemble des archives. Son organisation est à l’image de la diversité de sa mission.
TABLEAU DE GESTION appelé aussi Charte d’archivage, tableau d’archivage, cycle de vie des données …
Les relations entre un service versant et le service archives sont régies par un tableau de gestion. Il s’agit d’un document contractuel où sont définis la durée d’utilité administrative ainsi que les critères de sélection des archives définitives.
TRI : Opération de sélection entre documents devant être conservés et documents n’ayant plus aucune utilité administrative et ne présentant pas d’intérêt historique. Les opérations de tri peuvent être menées dès le pré-archivage.
VALEUR PRIMAIRE : Intérêt administratif d’un document. La valeur primaire d’un document s’épuise lorsqu’il a perdu tout intérêt pour le service qui l’a produit.
VALEUR SECONDAIRE : Intérêt historique d’un document. La valeur secondaire d’un document apparaît lorsque les faits dont il témoigne sont passés, et qu’il en constitue la trace.
VERSEMENT : Le service versant regroupe des documents en articles et les verse en une fois au service des archives. On parle alors de versement. Cette opération est réglementairement accompagnée d’une liste descriptive des documents ainsi transférés dite bordereau de versement. Les versements reçoivent un numéro d’enregistrement chronologique qui est leur identifiant unique.
VISA D’ELIMINATION :Toute élimination d’archives publiques est soumise au visa des Archives départementales dont l’organisme dépend.
« Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa. « (Code du Patrimoine art. L212-4)
« La signature du directeur des Archives départementales valide les propositions d’éliminations formulées par les organismes L’obtention de ce visa est obligatoire pour toute destruction d’archives y compris celles concernant les documents papier transférés sur support numérique « (instruction DAF du 14 janvier 2005).