3,5 KML D’ARCHIVES A DEPLACER DANS HUIT DEPARTEMENTS
LA FERMETURE DU CRAH
La tâche est en effet immense, presque feuille par feuille ! Notre comité Rhône-Alpes d’histoire de la sécurité sociale a tenu à accompagner les acteurs, membres du comité par ailleurs, pour leur faciliter les choses et en garder la trace. Plusieurs tournages sont effectués par Hugo et ses amis, qui en tirent un documentaire, en version longue (32’) ou abrégée (16’).
Le but est de distribuer aux huit services départementaux d’archives les documents qu’ils souhaitent garder après tri et de détruire ceux qu’ils n’ont pas retenus. En effet chaque directeur départemental d’archives est seul décideur de ce qu’il choisit de conserver, donc à même de faire son tri.
Les archives départementales et métropolitaines du Rhône (ADMR) ont joué un rôle moteur de coordination et d’expertise, anticipé de longue date ; la CAF du Rhône a donné les moyens d’assurer cette opération dans les meilleures conditions possibles ; chaque service d’archive a joué pleinement son rôle. Ainsi, les archives ont toutes été soit livrées (2 kml), soit détruites (1kml), début décembre 2022, c’est-à-dire 15 mois après la décision de fermeture, ce qui est un record pour une telle opération.
Voici les étapes qui ont permis d’arriver à ce résultat.
LA METHODE (octobre 2020- décembre 2021) : les archives du Rhône
Dès octobre 2020 et pendant plus de 3 mois, les quelques 650 bordereaux manuscrits de versement de documents au CRAH sont scannés aux ADMR. Pierre, coordinateur infatigable, aidé par Marine, peut ensuite, au premier trimestre 2021, envoyer à chacun des sept autres services d’archives départementaux la liste détaillée des pièces consignées dans les bordereaux de remise au CRAH par les organismes de sécurité sociale de son département.
Les ADMR s’impliquent aussi dans l’exploitation de ces bordereaux en missionnant un stagiaire de l’Institut du Patrimoine, présent d’août à décembre 2021, pour élaborer une méthode de travail. Celui-ci examine le contenu des boites d’archives d’un relativement petit organisme et propose leur description et leur traitement. Il plonge ainsi dans l’univers de la sécurité sociale comme il l’explique à la fin de son stage en décembre 2021 .
LES CHOIX par les services départementaux
Les versements des organismes ont été faits selon des recommandations qui ont parfois conduit à la conservation de documents de peu d’intérêt (échantillons trop importants par exemple, pièces dissociées d’autres et rendues peu significatives, documents ayant perdu avec le temps leur intérêt …). Le tri est donc une étape nécessaire, mais ne peut être fait que par chacun des services selon ses propres critères. L’impossibilité de tout voir en étant sur place, faute de temps, peut conduire à différer le tri de certaines pièces par prudence et à les conserver. Les nombreux sigles utilisés à la Sécurité sociale, les missions des structures, leur évolution, leur inter-relations éventuelles ne facilitent pas la compréhension des documents et donc les choix à opérer.
Tous les services se sont rendus, souvent plusieurs fois, à plusieurs, au CRAH pour effectuer ce tri entre janvier et avril 2022.
Yannick et Sandra, en CDD sur cette période grâce à la CAF, épaulent le responsable du Centre pour préparer les boites avant et pendant la visite, puis gérer physiquement les archives ainsi triées : chaque département a son espace et les documents à détruire sont clairement dissociés (la CARSAT, occupante des lieux pour des archives intermédiaires, ayant libéré ses travées). Des découvertes se font, la plus importante étant celle du fichier des Retraites Ouvrières et Paysannes, presque complet, conservé par la CARSAT. Si chaque fiche comporte un nombre restreint d’indications, leur volume global (85 ml) présente un intérêt certain, d’autant plus qu’il n’existe plus d’équivalent ailleurs semble-t-il.
La coordination assurée par Pierre facilite la tâche de tous et conduit à travailler dans un esprit de coopération détendu et efficace.
Le tournage effectué fin mars a malencontreusement disparu. Seules subsistent quelques images reprises dans le documentaire. Tous gardent de cette période un souvenir d’activité intense dans la bonne humeur.
LE ROLE DE LA CAF
C’est en mai 2022 que la CAF présente son rôle. La logistique de l’opération dans son ensemble n’est pas simple. Les marchés à passer pour les transferts et destructions impliquent la connaissance précise des volumes en question. Des surprises (vérification de l’absence d’amiante demandée, par exemple) conduisent à des reports. Finalement la livraison des archives retenues peut être assurée dans chaque département avant la fin 2022.
Le CRAH n’existe plus.
L’ARRIVEE DES ARCHIVES A LEUR LIEU DE DESTINATION – Exemple du Rhône
L’intégration des archives ainsi reçues dans les fonds des archives départementales reste un travail important de longue haleine. L’exemple du Rhône en octobre 2022 illustre l’ampleur de cette tâche, que le volume recueilli accentue encore.
Notre comité reste à la disposition des services départementaux pour faciliter cette intégration et pour organiser éventuellement des manifestations pour faire connaître ces fonds au grand public.
Cette opération de grande envergure a permis de créer des liens précieux entre les organismes et les services départementaux d’archives. Le régime général de la sécurité sociale n’a plus de spécificité pour la conservation de ses documents. Ils seront ainsi, nous le souhaitons, plus facilement à la disposition de chercheurs de tous ordres (sauf pour la généalogie, les dossiers personnels ne pouvant être conservés), auxquels ils sont finalement destinés.