Une situation de transition : une production de documents dématérialisés et des archives historiques uniquement papier
La continuité des archives historiques dans le temps doit permettre de mieux suivre et comprendre plus tard les évolutions de l’activité de nos organismes. Or nous sommes actuellement dans une phase de changement inédit et profond, puisque nos données, sur support papier traditionnellement, se trouvent désormais quasi exclusivement produites sous forme numérisée depuis près de 30 ans. La conservation de données numérisées sur le long terme est un processus complexe, qui implique des moyens non négligeables pour régulièrement adapter les documents aux standards en vigueur, à la fois de logiciels et de supports. Des normes techniques précises ont été produites pour définir les documents numérisés acceptables comme archives historiques en entrée.
La mise en œuvre d’un tel dispositif de conservation implique des évolutions importantes. Les branches du régime général ont abordé la question dans leurs logiques propres, sans concertation préalable, en l’absence d’encadrement réglementaire spécifique à la Sécurité sociale. Elles préparent la mise en place d’un système d’archivage électronique qui leur est propre, à mettre en oeuvre au plus tôt en 2025.
Actuellement, les organismes ne versent des archives historiques que sur support papier. Les documents numérisés sont sauvegardés et conservés sur des supports divers (disques divers, clés USB, serveurs et autres). Les documents administratifs des organismes ne sont en général ni triés ni stockés pour devenir à terme des archives historiques.
Une fonction de correspondant archives peu visible
Par ailleurs, la fonction de correspondant archives instauréée par l‘UCANSS, se perd (Cf. étude de 2014) faute notamment de gestion collective et de point de référence.
Une situation inquiétante pour le comité d’histoire de la Sécurité Sociale, auquel s’est associée l’association pour l’étude de l’histoire de la Sécurité sociale.
La question que s’est posée le Comité d’Histoire de la Sécurité Sociale est de savoir, dans un tel contexte, si la continuité des archives historiques sera assurée. Il s’agit de voir comment faciliter le passage à l’archivage de données numériques.
Dans un premier temps, des travaux ont été initiés au plan national, que le comité Rhône-Alpes a rejoints. Une lettre de mission a cadré ces travaux.
Un groupe de travail a été mis en place, composé de représentants du Comité d’Histoire, des Archives Départementales, du Centre Régional d’Archives Historiques de la Sécurité Sociale, et d’organismes.
La réflexion du groupe de travail
Ce groupe a fait le constat du risque encouru de disparition d’éléments potentiellement utiles aux chercheurs et a poursuivi son action dans les directions suivantes :
– interrogation des chercheurs sur leurs attentes par rapport aux archives. Un questionnaire a été diffusé aux historiens universitaires contemporaneïstes. Très peu de réponses ont été recueillies, l’idée générale étant qu’il était difficile de prévoir les sujets qui intéresseront dans l’avenir (par exemple le développement durable ne pouvait être pris en compte dans les années 1970).
– communication aux organismes de la région sur l’archivage (autorisation des Archives Départementales avant destruction, vigilance sur la conservation de documents numérisés appelés à devenir des archives historiques) avec ce site et par le réseau des correspondants archives
– concertation avec les personnes concernées sur le constat actuel et les évolutions pour des instructions adaptées (élargissement des documents à conserver sur la vie de l’organisme, …).
Dans un second temps, en mars 2021, la présidente du comité Rhône-Alpes a été missionnée sur ce sujet et proposé un rapport.
Celui-ci a permis d’intégrer le thème de l’archivage dans la Convention d’Objectifs et de Gestion (COG) de l’UCANSS sous la forme de la demande d’un « état des lieux et plan d’action ». Logiquement les COG des caisses nationales en cours de négociation, puis les Contrats Pluriannuels de Gestion des organismes de leur réseau. devraient également inclure aussi ce thème.
Un groupe de travail a été constitué. Il se réunit à l’UCANSS et regroupe les archivistes des caisses nationales et de la Caisse Centrale de la MSA ainsi que la cheffe de la mission des archives de France auprès des ministères sociaux.
L’assemblée générale de l’association pour l’étude de l’histoire de la sécurité sociale (AEHSS), appuyée par le comité d’histoire de la Sécurité sociale, a décidé, lors de sa réunion du 30 novembre 2022, d’alerter le ministère sur la question de l’archivage dans les organismes de sécurité sociale. Un courrier (que voici) a été envoyé à la Direction de la Sécurité sociale puis aux caisses nationales du régime général. Il est accompagné d’une annexe qui explique l’évolution de la fonction de conservation de l’information et la nécessité de sa structuration partout dans les organismes de sécurité sociale.
